Diez Consejos para Reuniones Exitosas

1. Pregúntate a ti mismo si una reunión es realmente necesaria.

A menudo las mismas cosas pueden ser alcanzadas vía teléfono, e-mail, etc. Usa la tecnología de tu oficina a su más completo potencial.

2. Escoge un líder.

Si no eres tú, elige a alguien para que dirija la reunión. Alguien tiene que estar a cargo de la reunión para asegurarse de que logre lo que se supone tiene que lograr. Decide esto de antemano.

3. Ten un plan.

Crea una agenda para la reunión y distribúyela, con anticipación, a cada uno de los que estarán asistiendo. Pídeles que te proporcionen cualquier cambio o adiciones a la agenda con anticipación.

4. Escoge una hora apropiada.

Muy temprano en la mañana arriesgas que la gente llegue tarde por el tráfico. Muy cerca del almuerzo y ellos estarán pensando en comida. Muy cerca del final del día y ellos estarán pensando en irse a casa. Encuentra ese tiempo “correcto”, normalmente a media-mañana/tarde.

5. Ten la reunión en una ubicación fácil-de-encontrar.

Escoge un “terreno común” para la mayoría de asistentes. Si una reunión será llevada a cabo fuera o involucra traer clientes a tu locación, proporciona direcciones claras y concisas.

6. Sigue el plan.

Tienes una agenda, todos en la reunión la han visto, así que cúmplela. Si no es apropiada para la reunión, preséntala en otra ocasión.

7. Manténte enfocado.

Las conversaciones secundarias o asuntos irrelevantes siempre aparecerán, especialmente mientras el número de asistentes aumenta. Permanece en control de la reunión y mantén a todos enfocados en lo que estás tratando de hacer.

8. Crea un “estacionamiento” para otros asuntos.

Algunos asuntos, aunque no apropiados para tu reunión específica, sí necesitan ser tratados. Cuando estos asuntos aparecen, toma nota de ellos y manéjalos después de la reunión.

9. Termina a tiempo.

Nunca dejes que una reunión se alargue. Nuevamente, apégate a tu plan original. Si encuentras que no puedes terminar todo, programa otra reunión. Si no terminas a tiempo es o porque no cumpliste con tu agenda (entonces ¿por qué deberían sufrir los asistentes?) o el asunto realmente necesita el tiempo extra y atención que una segunda reunión traerá.

10. Lleva a cabo.

No hay nada tan frustrante como sentarse en una reunión, debatir asuntos, alcanzar conclusiones y hacer sugerencias solamente para ver absolutamente nada como resultado. Lleva a cabo todas las sugerencias y recomendaciones (no olvides tus asuntos del estacionamiento). Deja que la gente sepa que lo que fue producido en la reunión fue, en realidad valioso, y que valió la pena haberse tomado el tiempo para asistir.

Por Jim M. Allen, http://www.coachjim.com